E-POSTA KULLANIM POLİTİKASI

1. AMAÇ

 

Bu politikanın amacı, Necmettin Erbakan Üniversitesi personeli tarafından kullanılan @erbakan.edu.tr” uzantılı e-posta mesajlarında alma, gönderme, yönlendirme ve otomatik gönderme kurallarına genel kriterleri tanımlamaktır.

  1.       KAPSAM

Tüm kullanıcılar içindir.

  1.      POLİTİKA METNİ
    1.   Necmettin Erbakan Üniversitesine hizmet veren tüm personel (memur, işçi, akademisyen vb.) için kurumsal e-posta (@erbakan.edu.tr) hesabı tahsis edilir ve tüm iş amaçlı e-postaların kurumsal e-posta hesabı ile gerçekleştirilmesi zorunludur.
    2.   Açılan e-posta hesapları için 5 GB kota belirlenir. Kullanıcılar belirlenen kotayı aşamazlar.
    3.   Kullanıcı tarafından silinen e-postalar “Çöp Kutusu” adlı klasöre düşer. Çöp Kutusu klasöründen de silinen e-postalara tekrar erişim mümkün olmaz.
    4.   Kullanıcılar tek seferde en fazla 20 alıcıya e-posta gönderebilir.
    5.   Kullanıcılar tarafından gönderilecek bir e-postanın toplam boyutu (ekler dâhil) 50 MB’ı aşamaz.
    6.   Kullanıcıya resmi olarak tahsis edilen e-posta adresi, kötü amaçlı ve kişisel çıkar amaçlı kullanılamaz.
    7.      İş dışı konulardaki haber grupları kurumsal e-posta adres defterine eklenemez. (alışveriş siteleri vb.)
    8.   Kurumun e-posta sunucusu, kurum içi ve dışı başka kullanıcılara Spam (istenmeyen e-posta), Phishing (kimlik avı) mesajlar göndermek için kullanılamaz.
    9.   Kurum içi ve dışı herhangi bir kullanıcı ve gruba; küçük düşürücü, hakaret edici ve zarar verici nitelikte e-posta mesajları gönderilemez.
    10. İnternet haber gruplarına mesaj yayımlanacak ise, kurumun sağladığı resmi e-posta hesabı kullanılamaz. Ancak iş gereği üye olunması yararlı İnternet haber grupları için yöneticisinin onayı alınarak kurumun sağladığı resmi e-posta adresi kullanılabilir.
    11. Hiçbir kullanıcı, gönderdiği e-posta adresinin “Kimden” bölümüne yetkisi dışında başka bir kullanıcıya ait e-posta adresini yazamaz.
    12. Kullanıcı, “Konu” alanı boş bir e-posta mesajı gönderemez.
    13. Konu alanı boş ve kimliği belirsiz ya da şüpheli hiçbir e-posta açılmamalı ve silinmelidir.
    14.    E-postaya eklenecek dosya uzantıları “.exe”, “.vbs” veya yasaklanan diğer uzantılar olamaz.Üniversiteye ait gizli bilgiler, gönderilen e-postalarda yer almamalıdır. Posta içerisine iliştirilen ögeler de bu kapsama dâhildir.
    15.    Postaların, gönderilen kişi dışında başkalarına ulaşmaması için gönderilen adrese ve içerdiği bilgilere özen gösterilmelidir.
    16.    Kurumun e-posta sistemi üzerinden taciz, suistimal veya herhangi bir şekilde alıcının haklarına zarar vermeye yönelik ögeleri içeren mesajlar gönderilemez. Bu tür özelliklere sahip bir mesaj alındığında Bilgi İşlem Daire Başkanlığına haber verilmelidir.
    17.    Kullanıcı hesapları, doğrudan ya da dolaylı, ticari ve kâr amaçlı olarak kullanılamaz. Diğer kullanıcılara bu amaçla e-posta gönderilmesi yasaktır.
    18.    Zincir mesajlar ve mesajlara iliştirilmiş her türlü çalıştırılabilir dosya içeren e-posta alındığında, e- posta başka kullanıcılara iletilmeden Bilgi İşlem Daire Başkanlığına haber verilmelidir.
    19.     Zararlı e-posta, zincir e-posta, sahte e-posta vb. zararlı e-postalara yanıt verilmemelidir.
    20.    Kullanıcı hiç bir suretle kurumsal e-posta ile uygun olmayan içerikler (siyasi propaganda, ırkçılık, pornografi, fikri mülkiyet içeren malzeme, vb.) gönderemez.
    21.    Kullanıcı, e-posta kullanımı sırasında dile getirdiği tüm ifadelerin kendisine ait olduğunu kabul etmektedir. Suç teşkil edebilecek, tehditkâr, yasadışı, hakaret edici, küfür veya iftira içeren, ahlaka aykırı mesajların içeriğinden kullanıcı sorumludur.
    22.    Kullanıcı, gelen ve/veya giden mesajlarının kurum içi veya dışındaki yetkisiz kişiler tarafından okunmasını engellemelidir.
    23.    Kullanıcı, kullanıcı kodu/parolasını girmesini isteyen e-posta geldiğinde, bu e-postalara herhangi bir işlem yapmaksızın Bilgi İşlem Daire Başkanlığına haber vermelidir.
    24.     Kullanıcı, kurumsal mesajlarına, kurum iş akışının aksamaması için zamanında yanıt vermelidir.
    25.    Kaynağı bilinmeyen e-posta ekinde gelen dosyalar kesinlikle açılmamalı ve tehdit unsuru olduğu düşünülen e-postalar Bilgi İşlem Daire Başkanlığına haber verilmelidir.
    26.    Kullanıcı, kendisine ait e-posta parolasının güvenliğinden ve gönderilen e-postalardan doğacak hukuki işlemlerden sorumlu olup, parolasının çalındığını fark ettiği anda şifresini değiştirip durum hakkında Bilgi İşlem Daire Başkanlığına haber vermelidir.
    27.    Kurumdan ayrılan personelin hesabı pasif hale getirilir. Talep edilmesi halinde hesaba erişim engellenmek koşuluyla 3 ay daha hizmet verilir ve gelen e-postalar hesap sahibinin belirttiği adrese yönlendirilir. Üç ayın sonunda hesaplar tamamen kapatılır.
    28.    Açılan oturumun boşta kalma süresi güvenlik amaçlı 1 saat ile sınırlıdır.
  1.     YAPTIRIM

Bu politikanın ihlali durumunda, ilgili disiplin prosedürü esas alınarak işlem yapılır.